紙の書類を溜め込まない簡単なコツ

デジタル化でペーパーレス化が進んでいるといっても、いまだに紙の書類をもらうことも多くあります。

紙の書類、ちょっと油断するとそのまま溜め込んでしまったり、いざという時に必要な大事な書類がみつからなかったりと、管理することを苦手に感じる人も多いのでは。

書類の管理はまず溜め込まないこと！

管理できる分量をキープすることがポイントです。

ここでは紙の書類をできるだけ簡単に手間をかけずに溜め込まないようにする方法をご紹介します。

まず最初はここから！封書はすぐに開封すること！

書類を増やさない方法の第一歩は、封書をすぐに開封することです。

封書に入った書類や郵便物は、できるだけ早く開封して必要なものとそうでないものを分けます。
書類の入っている封筒、中身も広告など必要のないものは取り除いてしまいましょう。

一枚一枚は薄い紙でもたくさんあれば嵩張りますし、封筒に入れたままにしておくと後で確認するにも封筒から出す手間が発生します。

小さな手間ですが、封筒に入ったままの書類は中身がわからずそのまま放置してしまうことも多いので、侮れません。

封筒は運ぶためのもの、自分の元に届いたらその役目は終わったのだと思って処分しましょう。

ちなみに宛名の個人情報の処理が面倒という方は、個人情報保護スタンプが手軽でおすすめです。

開封するのも面倒！という人は、定量管理がおすすめ！

封書は早く開封して！といっても、それすら面倒という人もいるでしょう。
また忙しくて開封する時間がないこともあると思います。

そんな方には定量管理がおすすめです。

定量管理とは、入る場所を決めておいてそこに入る分だけを収納する、というやり方。

引き出しや箱など、書類を入れる場所を決めておいて、そこに入るだけ収納して、入らない分は処分します。

古いものから新しいもの、書類の時系列がわかるように入れ方はあらかじめ決めておきましょう。

実際に先日お客様にオススメした方法は「引き出しに入る分だけ」という定量収納です。

保険会社、証券会社、銀行などから「お知らせ」が届いたら、会社などを分けることなくただただ手前に入れていき、引き出しがいっぱいになったら奥のものを処分する方法です。

1年分は余裕で入りますので「この会社の分だけない」ということもなく、なにか必要なときは手前から探せば最新のものが手に取れます。

紙の書類は『どうやったら捨てられるのか』を考えよう

実際に書類を整理してみると、必要なものはごくわずかだった、ということもよくあります。

原本を取っておく必要がある書類は意外と少なく、中に書かれた情報だけあればいいというものがほとんど。
その場合はスマホで写真を撮っておけば十分です。

紙の書類を片づける時は、『どうファイリングしよう』ではなく『どうしたら捨てられるか』に発想を転換してみましょう。

まずは書類の量を減らすということが大事なのです。