紙の書類を保存するときのちょっとしたコツ

先週、『紙の書類を溜め込まないコツ』についてお話ししました。

取っておく紙の書類は少ない方がいいのですが、それでもどうしても保存しておかねばならない書類もあります。

今回は、取っておかなければいけない書類の保存と分類のコツについてお話しします。

保管しなければいけない書類は『12分割ファイル』に入れて入れ替えながら保管

廃棄か保管かの選択肢に迷わないような、確実に保管しなければならない書類には、12分割ファイルを使用します。

新しい書類が届いたら古いものは不要になるもの、例えば定期的に届く保険の『契約内容のお知らせ』などは、新しいものが届けば手元にある古いものは不要になります。

このような書類は、新しいものが届くたびに保管してる書類を更新する作業が必要です、

書類の入れ替えをスムーズにするためには、書類の定位置を決めることがポイント。

私は写真のようなインデックスがついた12分割されたファイルを使っています。

ラベリングして定位置を決めているので、新しい書類が届いたらさっと入れ替えができます。

書類の保管場所選びのポイントは『書類を手に取る頻度』！

書類を保管する時に気をつけるポイントは、手に取る頻度。

保管した書類を出して手に取り、使用後にまたしまう、という一連の動作をいかにストレスなくできるようにするかが重要です。

なので書類を出す頻度を考えて、保管するフォルダーや場所を変えるといいでしょう。

このようなファイルは書類の出し入れがちょっと面倒に感じるので、保険証券や契約書など長期保存するものの保管に使用しています。

つまり、書類の入れ替えがほとんどないものに向いています。

わが家の場合、同じ保険の書類でも毎年届く契約内容のお知らせは、先に紹介した12分割のファイルに、保険証券はクリアフォルダーに入れています。

またそれらを置いている場所も入れ替え頻度が多いものは取り出しやすい場所、ほとんど出すことがない保険証券は棚の奥など使いにくい場所に置いています。

書類の保管、把握できていますか？

家にある書類、どこに何があるか把握できていますか？

不安だから、心配だから、と書類が捨てられないという人も多いのではないでしょうか。

たくさん持っていてもそれが使わない書類であれば持っている意味がありません。

また肝心なときに必要な書類が見つけられないのも意味がありません。

• 必要な書類の場所がわからない
• しまってある書類が出し入れしにくい

そう感じている人は、持っている書類の量と保管場所、もう一度見直してみませんか？